En Uruguay, la correcta gestión de la documentación laboral es esencial tanto para la protección legal de las empresas como para el cumplimiento de las normativas vigentes (prevención de reclamos, conflictos y sanciones). La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (IGTSS), bajo la órbita del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), supervisa el cumplimiento de estas normativas en todas las empresas con personal dependiente.
Los principales documentos controlados incluyen:
- Planilla de Trabajo Unificada (PTU): debe registrar información detallada sobre los trabajadores activos y los egresados recientes, incluyendo datos personales, condiciones laborales y remuneración.
- Libro Único Laboral: cada establecimiento debe mantener un registro detallado de las condiciones laborales, cambios de horarios, horas extras, accidentes de trabajo y licencias.
- Recibos de haberes: documentos que detallan la remuneración mensual o quincenal de los trabajadores, incluyendo datos como descuentos, aportes a la seguridad social y forma de pago.
- Convenio de fraccionamiento de licencias y computabilidad de feriados: acuerdo por escrito que regula el fraccionamiento de licencias y el cómputo de feriados, renovable anualmente y registrado en el Libro de Registro Laboral.
- Listados de licencias: documento anual que detalla las fechas de inicio y fin de las licencias acordadas con cada empleado, también registrados en el Libro de Registro Laboral.
- Carne de salud laboral (para todas las actividades), Carné de salud de Manipuladores de alimentos (para trabajar en cualquier establecimiento alimentario).
- Exámenes preventivos de acuerdo al riesgo laboral: pre ocupacionales clínicos y paraclínicos específicos (actividades que implican riesgo).
- Además, en caso de Inspección se requiere la presentación de constancias de pago de aportes al Banco de Previsión Social (BPS) y la póliza vigente de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales ante el Banco de Seguros del Estado.
Las consecuencias por infracciones van desde amonestaciones hasta multas y clausuras, dependiendo de la gravedad y la reincidencia de las faltas cometidas.
Descentralización empresarial (tercerización de servicios).
Las leyes de “Responsabilidad en los procesos de descentralización empresarial”, imponen responsabilidad laboral y de seguridad social a las “empresas principales” en los casos de tercerización de servicios. Como regla general, se prevé que toda vez que se utilicen subcontratistas, intermediarios, o suministradores de mano de obra, existirá responsabilidad solidaria respecto de las obligaciones laborales, contribuciones a la seguridad social, prima por accidente de trabajo y enfermedad profesional, así como de las sanciones y recuperos que se adeuden al Banco de Seguros del Estado con relación a esos trabajadores. La norma asimila estas actividades, y da igual tratamiento que a los servicios que sí tienen que ver con la actividad principal.
Toda empresa que utilice subcontratistas, intermediarios o suministradores de mano de obra, tiene derecho a ser informado por éstos sobre el monto y el estado de cumplimiento de las obligaciones laborales, previsionales, así como las correspondientes a la protección de la contingencia de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que a éstos correspondan respecto de sus trabajadores.
A esos efectos, se sugiere exigir a la empresa contratada la exhibición de:
- Declaración nominada de historia laboral y recibo de pago al organismo previsional
- Certificado que acredite situación regular de pago a BPS
- Constancia del Banco de Seguros del Estado
- Planilla de control de trabajo de MTSS, convenio colectivo aplicable, recibos de haberes salariales (jornales, horas extras, etc.).
Asimismo, se aconseja requerir los datos de los trabajadores comprendidos o “afectados a” la prestación del servicio para poder realizarse de forma certera los controles. Lo óptimo es siempre verificar la identidad de los trabajadores que ingresan a cumplir tareas a efectos de verificar si una nueva persona que viene a cubrir el descanso semanal de quien realiza la tarea habitualmente, aparece en el listado de Planilla de la empresa.
