Gestión de la Documentación Laboral y Tercerización

Gestión de la Documentación Laboral y Tercerización

Gestión de la Documentación Laboral y Tercerización

En Uruguay, la correcta gestión de la documentación laboral es esencial tanto para la protección legal de las empresas como para el cumplimiento de las normativas vigentes (prevención de reclamos, conflictos y sanciones). La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (IGTSS), bajo la órbita del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), supervisa el cumplimiento de estas normativas en todas las empresas con personal dependiente.

Los principales documentos controlados incluyen:

  • Planilla de Trabajo Unificada (PTU): debe registrar información detallada sobre los trabajadores activos y los egresados recientes, incluyendo datos personales, condiciones laborales y remuneración.
  • Libro Único Laboral: cada establecimiento debe mantener un registro detallado de las condiciones laborales, cambios de horarios, horas extras, accidentes de trabajo y licencias.
  • Recibos de haberes: documentos que detallan la remuneración mensual o quincenal de los trabajadores, incluyendo datos como descuentos, aportes a la seguridad social y forma de pago.
  • Convenio de fraccionamiento de licencias y computabilidad de feriados: acuerdo por escrito que regula el fraccionamiento de licencias y el cómputo de feriados, renovable anualmente y registrado en el Libro de Registro Laboral.
  • Listados de licencias: documento anual que detalla las fechas de inicio y fin de las licencias acordadas con cada empleado, también registrados en el Libro de Registro Laboral.
  • Carne de salud laboral (para todas las actividades), Carné de salud de Manipuladores de alimentos (para trabajar en cualquier establecimiento alimentario).
  • Exámenes preventivos de acuerdo al riesgo laboral: pre ocupacionales clínicos y paraclínicos específicos (actividades que implican riesgo).
  • Además, en caso de Inspección se requiere la presentación de constancias de pago de aportes al Banco de Previsión Social (BPS) y la póliza vigente de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales ante el Banco de Seguros del Estado.

Las consecuencias por infracciones van desde amonestaciones hasta multas y clausuras, dependiendo de la gravedad y la reincidencia de las faltas cometidas.

Descentralización empresarial (tercerización de servicios).

Las leyes de “Responsabilidad en los procesos de descentralización empresarial”, imponen responsabilidad laboral y de seguridad social a las “empresas principales” en los casos de tercerización de servicios. Como regla general, se prevé que toda vez que se utilicen subcontratistas, intermediarios, o suministradores de mano de obra, existirá responsabilidad solidaria respecto de las obligaciones laborales, contribuciones a la seguridad social, prima por accidente de trabajo y enfermedad profesional, así como de las sanciones y recuperos que se adeuden al Banco de Seguros del Estado con relación a esos trabajadores. La norma asimila estas actividades, y da igual tratamiento que a los servicios que sí tienen que ver con la actividad principal.

Toda empresa que utilice subcontratistas, intermediarios o suministradores de mano de obra, tiene derecho a ser informado por éstos sobre el monto y el estado de cumplimiento de las obligaciones laborales, previsionales, así como las correspondientes a la protección de la contingencia de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que a éstos correspondan respecto de sus trabajadores.

A esos efectos, se sugiere exigir a la empresa contratada la exhibición de:

  • Declaración nominada de historia laboral y recibo de pago al organismo previsional
  • Certificado que acredite situación regular de pago a BPS
  • Constancia del Banco de Seguros del Estado
  • Planilla de control de trabajo de MTSS, convenio colectivo aplicable, recibos de haberes salariales (jornales, horas extras, etc.).

Asimismo, se aconseja requerir los datos de los trabajadores comprendidos o “afectados a” la prestación del servicio para poder realizarse de forma certera los controles. Lo óptimo es siempre verificar la identidad de los trabajadores que ingresan a cumplir tareas a efectos de verificar si una nueva persona que viene a cubrir el descanso semanal de quien realiza la tarea habitualmente, aparece en el listado de Planilla de la empresa.

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