No Uruguai, a correta gestão da documentação trabalhista é essencial tanto para a proteção legal das empresas quanto para o cumprimento das normas vigentes (prevenção de reclamações, conflitos e sanções). A Inspeção do Trabalho e da Segurança Social (IGTSS), sob a órbita do Ministério do Trabalho e da Segurança Social (MTSS), supervisiona o cumprimento dessas normas em todas as empresas com funcionários dependentes.
Os principais documentos controlados incluem:
- Folha de Trabalho Unificada (PTU): deve registrar informações detalhadas sobre os trabalhadores ativos e os recém-saídos, incluindo dados pessoais, condições de trabalho e remuneração.
- Livro Único Trabalhista: cada estabelecimento deve manter um registro detalhado das condições de trabalho, mudanças de horários, horas extras, acidentes de trabalho e licenças.
- Holerites: documentos que detalham a remuneração mensal ou quinzenal dos trabalhadores, incluindo dados como descontos, contribuições à seguridade social e forma de pagamento.
- Acordo de fracionamento de licenças e computabilidade de feriados: acordo por escrito que regula o fracionamento de licenças e a contagem de feriados, renovável anualmente e registrado no Livro de Registro Trabalhista.
- Listas de licenças: documento anual que detalha as datas de início e término das licenças acordadas com cada funcionário, também registradas no Livro de Registro Trabalhista.
- Carteira de saúde ocupacional (para todas as atividades), Carteira de saúde para Manipuladores de Alimentos (para trabalhar em qualquer estabelecimento alimentício).
- Exames preventivos de acordo com o risco trabalhista: pré-ocupacionais clínicos e paraclínicos específicos (atividades que implicam risco).
- Além disso, em caso de Inspeção, é necessário apresentar comprovantes de pagamento das contribuições ao Banco de Previdência Social (BPS) e a apólice vigente de acidentes de trabalho e doenças profissionais perante o Banco de Seguros do Estado.
As consequências por infrações vão desde advertências até multas e fechamentos, dependendo da gravidade e da reincidência das faltas cometidas.
Descentralização empresarial (terceirização de serviços).
As leis de “Responsabilidade nos processos de descentralização empresarial” impõem responsabilidade trabalhista e de seguridade social às “empresas principais” nos casos de terceirização de serviços. Como regra geral, prevê-se que sempre que forem utilizados subcontratados, intermediários ou fornecedores de mão de obra, haverá responsabilidade solidária em relação às obrigações trabalhistas, contribuições à seguridade social, prêmio por acidente de trabalho e doença profissional, bem como das sanções e recuperações devidas ao Banco de Seguros do Estado em relação a esses trabalhadores. A norma equipara essas atividades e dá tratamento igual aos serviços que estão relacionados com a atividade principal.
Toda empresa que utilize subcontratados, intermediários ou fornecedores de mão de obra tem direito a ser informada por eles sobre o montante e o estado de cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias, bem como as correspondentes à proteção da contingência de acidentes de trabalho e doenças profissionais que lhes correspondam em relação aos seus trabalhadores.
Para esses fins, sugere-se exigir da empresa contratada a exibição de:
- Declaração nominativa de histórico trabalhista e recibo de pagamento ao órgão previdenciário
- Certificado que comprove situação regular de pagamento ao BPS
- Comprovante do Banco de Seguros do Estado
- Folha de controle de trabalho do MTSS, convenção coletiva aplicável, holerites salariais (salários, horas extras, etc.).
Além disso, é aconselhável solicitar os dados dos trabalhadores compreendidos ou “afetados a” a prestação do serviço para poder realizar de forma precisa os controles. O ideal é sempre verificar a identidade dos trabalhadores que entram para realizar tarefas a fim de verificar se uma nova pessoa que vem cobrir o descanso semanal de quem realiza a tarefa habitualmente, está na lista de folha da empresa.
